70% des projets d'externalisation informatique échouent (Source: Gartner)

C'est pourquoi les entreprises deviennent de plus en plus hésitantes à adopter cette approche autrefois exaltante pour ses promesses de bénéfices multiples, notamment en termes de spécialisation et d'économies de coûts.

Faut-il pour autant abandonner cette solution prometteuse ? Absolument PAS !

Comme le souligne Peter Drucker: “L'externalisation informatique n'est pas une solution miracle, mais un outil puissant lorsqu'elle est bien gérée.”

Cependant, une prudence extrême s'impose, car derrière les attentes séduisantes se cachent des pièges bien réels : coûts imprévus, délais non respectés, qualité médiocre, sécurité compromise, communication irrégulière voire inexistante.

Mais rassurez-vous, c’est là que cet article intervient. Notre objectif: vous conseiller et vous guider dans ce voyage plein de surprises. À travers ces paragraphes, on va identifier les 5 principaux pièges à éviter pour garantir la réussite de votre projet d’externalisation informatique.

Se précipiter dans la décision

"L'externalisation n'est pas une décision à prendre à la légère. Il est crucial de bien analyser ses besoins et de choisir le bon partenaire." - Michael Corbett

Se laisser emporter par la pression et choisir un prestataire à la va-vite est le meilleur moyen de faire échouer votre projet.

Avant de prendre la décision, prenez le temps de cerner précisément vos besoins. Rédigez un cahier des charges clair et précis, tel un plan précieux qui vous guidera vers la réussite. Définissez vos objectifs avec précision. Détaillez les services attendus, le budget et les exigences techniques.

Pourquoi tant de précision ? Parce qu'un cahier des charges béton est votre protection contre les prestataires inadaptés. C'est la clé pour une collaboration sans heurts.

Comparez les offres, demandez des devis détaillés, examinez les références afin de trouver le partenaire idéal, celui qui saura vous mener vers de nouveaux succès. Ne vous laissez pas influencer par la pression ou les promesses alléchantes du premier prestataire venu. 

Soyez exigeant, car l'externalisation est un engagement qui se doit d'être durable.

Il est important de garder à l’esprit qu’en prenant le temps de bien faire les choses, vous maximisez vos chances de réussite et ouvrez la voie à un avenir prometteur pour votre projet d'externalisation informatique.

Négliger la communication

Imaginez un projet informatique crucial pour votre entreprise. Vous le confiez à un prestataire externe, persuadé de profiter de son expertise et de ses talents. Mais un défi invisible se dresse sur votre chemin : la communication défaillante.

Silence radio, instructions nébuleuses, attentes non comprises : les pièges de la négligence de la communication sont nombreux et impitoyables. Retards dans les livraisons, attentes non satisfaites, incompréhensions et frustrations s'accumulent, transformant votre projet en un cauchemar.

“La communication est le ciment de toute collaboration fructueuse.” - Stephen Covey

En externalisation informatique, elle devient vitale. Choisissez un partenaire avec qui vous entretenez une bonne entente et qui est capable de comprendre vos besoins et attentes. Privilégiez une communication transparente et régulière.

Quelques tips pour une communication efficace

1. Définissez votre canal de communication privilégié : emails, réunions, outils collaboratifs... Optez pour la voie qui fluidifie le dialogue et favorise la proximité.

2. Exprimez vos attentes avec précision : N'hésitez pas à utiliser des documents écrits et des diagrammes pour clarifier vos instructions et minimiser les risques de malentendus.

3. Instaurez une communication rythmée : planifiez des points d'étape réguliers pour garder le cap et ajuster la trajectoire si nécessaire: réunions, mises à jour à intervalles réguliers, etc.

4. Favorisez un dialogue ouvert et transparent : encouragez le partage d'idées et de préoccupations pour une collaboration sans faille. Créez un climat de confiance et d'écoute mutuelle où chaque partie peut s'exprimer librement et proposer des solutions innovantes. 

5. Exploitez la puissance des outils collaboratifs : gestion de projet, suivi des tâches, partage de fichiers... Tout pour une synergie optimale.

Ne pas évaluer les coûts à long terme

L'externalisation informatique peut être un excellent moyen de développer votre entreprise, mais attention aux sirènes du low-cost ! Ne vous focalisez pas uniquement sur le prix affiché, car il ne représente que la partie émergée de l'iceberg.

Selon Forrester Research, les entreprises qui ne prennent pas en compte les coûts cachés de l'externalisation peuvent payer jusqu'à 30 % de plus que prévu.

Effectivement, des coûts cachés peuvent surgir, tels que la maintenance, les licences logicielles, la migration de données, la formation des utilisateurs et le support technique. N'oubliez pas d’envisager un budget pour les imprévus.

Pour ce faire, analysez tous les coûts à long terme, y compris les contrats de service, les mises à niveau et les changements de périmètre. Cela vous permettra d'avoir une vision plus claire de l'impact financier de l'externalisation informatique sur le long terme et de prendre les mesures nécessaires pour éviter les mauvaises surprises.

Les coûts à prendre en compte lors de l'externalisation informatique

• Contrats de service

Les frais associés aux contrats de service avec le prestataire d'externalisation.

• Mises à niveau

Les coûts liés aux mises à niveau des logiciels, des infrastructures ou des équipements.

• Dépenses supplémentaires

Les frais imprévus qui pourraient survenir, tels que les frais de gestion des incidents ou les besoins supplémentaires en ressources.

Ne laissez pas les coûts cachés vous piéger ! Mettez le cap sur la transparence, exigez un budget précis et détaillé de tous les frais potentiels à votre prestataire. Assurez-vous d'avoir une planification financière solide avant de vous engager dans l'externalisation informatique.

Ignorer les aspects de sécurité

La sécurité de vos données est non négociable.

Le saviez-vous ? 60% des entreprises étaient victimes d'une cyberattaque en 2023 (Source : Cybersecurity Ventures).

Ignorer la sécurité des données et des systèmes peut entraîner des failles potentielles et mettre en danger la confidentialité et l'intégrité des informations de votre entreprise.

Pour éviter ce piège, assurez-vous que le prestataire choisi accorde une importance primordiale à la sécurité, qu’il dispose de mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, la protection contre les cyberattaques et des protocoles stricts de contrôle d'accès. Veillez à ce qu'ils respectent les lois et réglementations en vigueur, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en France.

Exigez des garanties contractuelles en matière de sécurité et de confidentialité. Effectuez des audits réguliers pour vous assurer du respect des normes et des procédures de sécurité.

En outre, il est essentiel de mettre en place des politiques et des procédures de sécurité claires, tant du côté du prestataire que de votre entreprise. Cela inclut la sensibilisation des employés à la sécurité informatique, la gestion des mots de passe, la sauvegarde régulière des données et la mise en place de pare-feu et de logiciels antivirus.

La sécurité doit être une préoccupation constante, même après avoir conclu un contrat d'externalisation informatique.

Retenez bien ceci : “La sécurité n'est pas une option, c'est un impératif absolu.” - Bruce Schneier

Oublier le suivi et l'évaluation

Le succès d’une externalisation informatique ne se résume pas à la signature du contrat. C'est le début d'une aventure palpitante, où votre vigilance est la clé du trésor. 

Implémentez un système de suivi et d'évaluation pour mesurer l’engagement du prestataire à répondre à vos attentes. Bien conçu, ce système vous offrira une vision panoramique de ses performances. 

Définissez des indicateurs clés de performance (KPIs) pertinents. Ces balises précieuses vous permettent d’évaluer la qualité du travail fourni, le respect des délais, la communication et bien d'autres aspects essentiels.

Suivez l'avancement du projet comme un explorateur scrute l'horizon. Vérifiez si les jalons sont atteints, les objectifs intermédiaires réalisés et le cap maintenu. 

Identifiez les points forts et les zones d'amélioration, adaptez vos attentes et optimisez votre collaboration. Soyez prêt à réagir rapidement en cas de déviations pour rester sur la bonne voie et ainsi garantir le succès de votre collaboration.

N'hésitez pas à renégocier les termes du contrat si les résultats ne correspondent pas à vos ambitions.

Les indicateurs clés de performance

• La Qualité du travail: mesure la conformité aux normes de qualité définies

Méthode de Mesure: Inspection, évaluation par les parties concernées

• Le Respect des délais: mesure la ponctualité dans la livraison des résultats

Méthode de Mesure: Suivi des délais, comparaison avec le planning

• La Communication: mesure la qualité et l'efficacité de la communication avec le prestataire

Méthode de Mesure: Revues régulières, évaluation des échanges

Conclusion

L'externalisation informatique est une voie vers le succès de votre entreprise, à condition d'être mieux préparé à ses exigences et ses défis. En suivant les conseils dans cet article, vous maximisez les chances de transformer votre projet en une aventure palpitante et fructueuse. Assurez-vous de définir clairement vos besoins en élaborant un cahier des charges bien précis. Il est également important de favoriser une communication ouverte et régulière avec votre prestataire en établissant un canal de communication clair et en encourageant le dialogue constructif. Prenez en compte les coûts à long terme, y compris les éventuels imprévus, et veillez à garantir la sécurité en exigeant des garanties contractuelles et en mettant en place des mesures de protection claires et rigoureuses. Durant le projet, maintenez une vigilance constante en suivant son avancement et en mesurant la performance du prestataire. Si nécessaire, adaptez vos attentes et envisagez de renégocier le contrat si les résultats ne correspondent pas à vos objectifs.

A retenir: La clé du succès réside dans une planification rigoureuse, une communication efficace et une vigilance constante. Soyez le maître de votre projet et naviguez vers un avenir radieux avec une externalisation informatique maîtrisée.

Et vous, avez-vous déjà rencontré des difficultés lors d'un projet d'externalisation informatique ? Partagez vos expériences et vos conseils dans les commentaires ! Aidez les autres à tirer profit de vos leçons apprises !

FAQ

Quels sont les pièges courants à éviter lors de l'externalisation informatique ?

Les pièges courants à éviter lors de l'externalisation informatique sont le fait de se précipiter dans la décision, de négliger la communication, de ne pas évaluer les coûts à long terme, d'ignorer les aspects de sécurité et d’oublier le suivi et l'évaluation.

Comment éviter le piège de se précipiter dans la décision d'externalisation informatique ?

Pour éviter le piège de se précipiter dans la décision d'externalisation informatique, il est essentiel de prendre le temps de définir vos besoins précis et de mettre en place un cahier des charges clair. Cela permettra une sélection éclairée du prestataire et minimisera les risques potentiels.

Comment éviter le piège de négliger la communication lors de l'externalisation informatique ?

Pour éviter le piège de négliger la communication lors de l'externalisation informatique, il est important de maintenir une communication régulière et transparente avec votre prestataire. Cela permettra de résoudre rapidement les problèmes, de coordonner les activités et d'assurer une meilleure collaboration.

Comment éviter le piège d'ignorer les coûts à long terme de l'externalisation informatique ?

Pour éviter le piège d'ignorer les coûts à long terme de l'externalisation informatique, il est important de prendre en compte les contrats de service, les mises à niveau et les dépenses supplémentaires. Cela vous permettra d'éviter les mauvaises surprises financières et de mieux planifier vos ressources.

Quels sont les risques liés à l'ignorance des aspects de sécurité lors de l'externalisation informatique ?

Ignorer les aspects de sécurité lors de l'externalisation informatique peut entraîner des failles potentielles et des risques pour votre entreprise. Il est essentiel de prendre en compte la sécurité des données et des systèmes pour éviter les problèmes de confidentialité et de vulnérabilité.

Comment suivre l'avancement d'un projet d'externalisation informatique ?

Pour suivre l'avancement d'un projet d'externalisation informatique, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet tels que des tableaux de bord, des rapports d'avancement réguliers et des réunions de suivi. Ces méthodes permettent de s'assurer que le projet progresse conformément au planning établi et d'identifier tout écart par rapport aux objectifs fixés.

Comment évaluer les résultats obtenus à la fin d'un projet d'externalisation informatique ?

Pour évaluer les résultats obtenus à la fin d'un projet d'externalisation informatique, vous pouvez comparer les objectifs fixés avec les résultats réels obtenus. Il est également important de recueillir les retours des utilisateurs et des parties prenantes afin de déterminer si les attentes ont été satisfaites et si les bénéfices attendus ont été réalisés.